Khi xem sổ đỏ, trích lục bản đồ địa chính hoặc tra cứu thông tin đất đai, người dân thường bắt gặp các thông tin như “thửa đất số”, “tờ bản đồ số”, “diện tích”, “loại đất”. Trong đó, số thửa đất là dữ liệu quan trọng giúp xác định một thửa đất cụ thể trên bản đồ địa chính và trong hồ sơ địa chính. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn cơ quan nào quản lý số thửa đất, khi cần tra cứu số thửa thì hỏi ở đâu, khi số thửa cũ và số thửa mới khác nhau thì liên hệ cơ quan nào để kiểm tra. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò của từng cơ quan trong việc quản lý, cập nhật, chỉnh lý và cung cấp thông tin liên quan đến số thửa đất.

Số thửa đất là gì?

Số thửa đất là số thứ tự dùng để nhận diện một thửa đất trên một tờ bản đồ địa chính. Mỗi thửa đất trên cùng một tờ bản đồ được đánh một số riêng để phục vụ quản lý, tra cứu và cập nhật hồ sơ đất đai.

Ví dụ trên giấy chứng nhận có thể ghi:

Thửa đất số: 125
Tờ bản đồ số: 08
Diện tích: 120 m²
Mục đích sử dụng: Đất ở tại đô thị

Trong đó:

125 là số thửa đất.
08 là số tờ bản đồ.
Hai thông tin này phải đi cùng nhau mới xác định đúng thửa đất.

Nếu chỉ biết “thửa số 125” mà không biết tờ bản đồ số mấy, thuộc xã/phường nào, quận/huyện nào thì rất dễ nhầm. Bởi trong cùng một địa phương có thể có nhiều tờ bản đồ khác nhau, và mỗi tờ bản đồ đều có thể có thửa đất mang số giống nhau.

Cơ quan nào quản lý số thửa đất?

Hiểu một cách chính xác, số thửa đất không được quản lý riêng lẻ như một “mã số độc lập”, mà được quản lý trong hệ thống bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai. Vì vậy, việc quản lý số thửa đất có sự tham gia của nhiều cơ quan, tùy theo cấp quản lý và từng công việc cụ thể.

Các cơ quan có liên quan gồm:

Bộ quản lý nhà nước về đất đai ở Trung ương.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh.
Văn phòng đăng ký đất đai và chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Ủy ban nhân dân cấp xã trong một số trường hợp hỗ trợ, phối hợp, lưu giữ hoặc cung cấp thông tin theo phân cấp.

Trong thực tế, nếu người dân muốn kiểm tra số thửa, xin trích lục bản đồ địa chính, đối chiếu số thửa cũ và số thửa mới, cơ quan thường gặp nhất là Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có thửa đất.

Bộ quản lý nhà nước về đất đai ở Trung ương

Ở cấp Trung ương, cơ quan quản lý nhà nước về đất đai có trách nhiệm ban hành, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định liên quan đến đo đạc, lập bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai và hệ thống thông tin đất đai.

Trước đây, các văn bản pháp luật thường ghi là Bộ Tài nguyên và Môi trường. Từ khi cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước thay đổi, lĩnh vực đất đai hiện thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nông nghiệp và Môi trường. Tuy nhiên, nhiều văn bản được ban hành trước thời điểm thay đổi cơ cấu vẫn ghi tên Bộ Tài nguyên và Môi trường. Khi đọc văn bản pháp luật, người dân cần hiểu theo thời điểm ban hành và hiệu lực áp dụng của từng văn bản.

Vai trò của cơ quan quản lý đất đai ở Trung ương gồm:

Ban hành quy chuẩn, quy định kỹ thuật về đo đạc, lập bản đồ địa chính.
Hướng dẫn lập, chỉnh lý, cập nhật, quản lý hồ sơ địa chính.
Quy định cấu trúc dữ liệu, thông tin trong cơ sở dữ liệu đất đai.
Quản lý, định hướng xây dựng hệ thống thông tin đất đai.
Hướng dẫn địa phương thực hiện thống nhất việc quản lý dữ liệu đất đai.

Tuy nhiên, người dân thường không trực tiếp liên hệ cơ quan Trung ương để hỏi số thửa cụ thể của một thửa đất. Việc tra cứu cụ thể thường được thực hiện tại cơ quan đăng ký đất đai ở địa phương.

Cơ quan nào quản lý số thửa đất — Bộ quản lý nhà nước về đất đai ở Trung ương

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc đo đạc, lập, chỉnh lý, quản lý bản đồ địa chính tại địa phương và cập nhật vào cơ sở dữ liệu đất đai. Đây là cấp có vai trò chỉ đạo chung đối với hoạt động quản lý bản đồ địa chính và hồ sơ địa chính trên địa bàn tỉnh, thành phố.

Nói đơn giản, số thửa đất của từng thửa cụ thể được hình thành và quản lý trong bản đồ địa chính, mà bản đồ địa chính ở địa phương thuộc trách nhiệm tổ chức thực hiện của UBND cấp tỉnh.

UBND cấp tỉnh có vai trò:

Chỉ đạo đo đạc, lập bản đồ địa chính.
Chỉ đạo lập hồ sơ địa chính tại địa phương.
Bố trí kinh phí để tổ chức thực hiện.
Chỉ đạo cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính.
Tổ chức quản lý dữ liệu đất đai tại địa phương.
Chỉ đạo cơ quan chuyên môn và Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện nhiệm vụ.

Người dân thường không cần trực tiếp lên UBND cấp tỉnh để tra cứu một số thửa đất cụ thể. Tuy nhiên, các quy trình đo đạc, lập bản đồ, cập nhật hồ sơ và quản lý dữ liệu địa chính ở địa phương đều nằm trong trách nhiệm chỉ đạo của cấp này.

Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh

Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh là cơ quan chuyên môn giúp UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về đất đai tại địa phương. Tùy cơ cấu tổ chức hiện hành của từng địa phương, cơ quan này thường là Sở quản lý lĩnh vực nông nghiệp và môi trường hoặc cơ quan chuyên môn tương ứng sau khi sắp xếp lại bộ máy.

Cơ quan này không chỉ quản lý chung về chính sách đất đai, mà còn có vai trò quan trọng trong việc tổ chức, kiểm tra, giám sát các hoạt động liên quan đến bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính và dữ liệu đất đai.

Vai trò chính gồm:

Tham mưu UBND cấp tỉnh về quản lý đất đai.
Tổ chức hoặc hướng dẫn thực hiện đo đạc, lập bản đồ địa chính.
Kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm đo đạc, bản đồ địa chính.
Hướng dẫn việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính.
Quản lý, kiểm tra việc khai thác, sử dụng dữ liệu đất đai.
Chỉ đạo hoặc phối hợp với Văn phòng đăng ký đất đai trong quá trình cập nhật biến động.

Đối với người dân, cơ quan chuyên môn cấp tỉnh thường là nơi giải quyết hoặc hướng dẫn các vấn đề phức tạp, ví dụ như khi có vướng mắc lớn về bản đồ địa chính, sai lệch số thửa trên diện rộng, đo đạc lại bản đồ hoặc tranh chấp liên quan đến dữ liệu địa chính.

Văn phòng đăng ký đất đai

Trong thực tế, khi hỏi cơ quan nào quản lý số thửa đất, câu trả lời gần nhất với nhu cầu của người dân thường là: Văn phòng đăng ký đất đai.

Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị thực hiện nhiều nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến hồ sơ địa chính, đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận, chỉnh lý biến động và cung cấp thông tin thửa đất theo quy định.

Đây là nơi người dân thường liên hệ khi cần:

Tra cứu thông tin số thửa đất.
Xin trích lục bản đồ địa chính.
Kiểm tra số tờ bản đồ, số thửa đất.
Đối chiếu số thửa cũ và số thửa mới.
Làm thủ tục tách thửa, hợp thửa.
Cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận.
Cập nhật biến động sau chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho.
Kiểm tra thông tin trong hồ sơ địa chính.
Xác minh diện tích, loại đất, ranh giới trong hồ sơ.

Văn phòng đăng ký đất đai thường có các chi nhánh tại cấp huyện hoặc khu vực để tiếp nhận và xử lý hồ sơ gần với người dân hơn. Vì vậy, nếu cần hỏi số thửa cụ thể của một thửa đất, người dân nên liên hệ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất hoặc bộ phận một cửa tại địa phương.

Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai

Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai là nơi người dân thường làm việc trực tiếp nhất khi thực hiện các thủ tục đất đai. Đây là đầu mối tiếp nhận, xử lý hoặc phối hợp xử lý nhiều thông tin liên quan đến số thửa đất.

Người dân nên liên hệ chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai khi cần:

Kiểm tra số thửa trên giấy chứng nhận.
Xin trích lục bản đồ địa chính.
Kiểm tra số thửa cũ, số thửa mới sau đo đạc lại.
Làm thủ tục sang tên, chuyển nhượng.
Làm thủ tục tách thửa, hợp thửa.
Chỉnh lý biến động trên giấy chứng nhận.
Kiểm tra thông tin hồ sơ địa chính.
Hỏi về chênh lệch diện tích, ranh giới trong hồ sơ.

Ví dụ, nếu sổ đỏ ghi “thửa đất số 125, tờ bản đồ số 08” nhưng khi tra cứu online lại thấy số thửa khác, người dân nên đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để được kiểm tra trên hồ sơ địa chính chính thức. Cơ quan này có thể hướng dẫn xin trích lục, kiểm tra bản đồ địa chính mới hoặc đối chiếu hồ sơ chỉnh lý.

Ủy ban nhân dân cấp xã có quản lý số thửa đất không?

UBND cấp xã không phải là cơ quan chính chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống số thửa đất như Văn phòng đăng ký đất đai hoặc cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh. Tuy nhiên, UBND cấp xã vẫn có vai trò quan trọng trong quản lý đất đai tại cơ sở và hỗ trợ người dân trong một số trường hợp.

UBND cấp xã có thể tham gia:

Xác nhận hiện trạng sử dụng đất theo thẩm quyền.
Phối hợp trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính.
Hỗ trợ xác minh nguồn gốc, quá trình sử dụng đất.
Phối hợp giải quyết tranh chấp đất đai tại cơ sở.
Cung cấp thông tin từ hồ sơ lưu tại xã trong trường hợp được phân cấp.
Hướng dẫn người dân liên hệ đúng cơ quan đăng ký đất đai.

Ở những nơi chưa xây dựng đầy đủ cơ sở dữ liệu đất đai hoặc trong một số trường hợp quản lý hồ sơ theo phân cấp, UBND cấp xã có thể hỗ trợ cung cấp thông tin từ hồ sơ địa chính đang được lưu giữ. Tuy nhiên, khi cần trích lục bản đồ địa chính, xác nhận số thửa chính thức hoặc cập nhật biến động, người dân vẫn nên làm việc với Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

UBND cấp xã vẫn có vai trò quan trọng trong quản lý đất đai tại cơ sở

Cơ quan nào cấp hoặc thay đổi số thửa đất?

Số thửa đất không phải do người dân tự đặt, cũng không do môi giới, chủ đầu tư hoặc đơn vị bán hàng tự quy định. Số thửa được xác định trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa chính, đăng ký đất đai và cập nhật hồ sơ địa chính.

Số thửa có thể được xác định hoặc thay đổi khi:

Đo đạc lập bản đồ địa chính.
Đo đạc lập lại bản đồ địa chính.
Chỉnh lý bản đồ địa chính.
Tách thửa đất.
Hợp thửa đất.
Thu hồi đất làm phát sinh thửa mới.
Chuyển từ mảnh trích đo sang tờ bản đồ địa chính.
Sáp nhập, chia tách đơn vị hành chính.
Cập nhật cơ sở dữ liệu đất đai.

Việc cập nhật số thửa chính thức thường được thực hiện trong hệ thống hồ sơ địa chính bởi cơ quan đăng ký đất đai. Trong quá trình tách thửa hoặc hợp thửa, có thể xuất hiện số thửa tạm thời để phục vụ xử lý kỹ thuật. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký đất đai, số thửa chính thức mới được xác định và cập nhật.

Khi nào cần liên hệ cơ quan quản lý số thửa đất?

Người dân nên liên hệ cơ quan quản lý đất đai hoặc Văn phòng đăng ký đất đai trong các trường hợp sau:

Không biết số thửa đất của thửa đất cần tra cứu.
Số thửa trên sổ đỏ khác với số thửa tra cứu online.
Số thửa cũ và số thửa mới không trùng nhau.
Thửa đất đã tách thửa hoặc hợp thửa.
Đất nằm trong khu vực đo đạc lại bản đồ địa chính.
Diện tích thực tế khác với giấy chứng nhận.
Muốn xin trích lục bản đồ địa chính.
Cần kiểm tra ranh giới, loại đất, số tờ bản đồ.
Chuẩn bị mua bán, chuyển nhượng, đặt cọc đất.
Có tranh chấp ranh giới với hộ liền kề.
Muốn kiểm tra hồ sơ trước khi cấp đổi hoặc cấp lại giấy chứng nhận.

Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế rủi ro nhầm thửa, sai diện tích, sai số tờ bản đồ hoặc sử dụng thông tin không còn phù hợp với hồ sơ địa chính mới.

Xin trích lục thông tin đất — Xin trích lục bản đồ địa chính cần đến cơ quan quản lý số thửa đất

Muốn tra cứu số thửa đất thì đến đâu?

Tùy từng địa phương và mức độ số hóa dữ liệu, người dân có thể tra cứu hoặc yêu cầu cung cấp thông tin số thửa đất qua các kênh sau:

Văn phòng đăng ký đất đai hoặc chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai

Đây là nơi nên ưu tiên khi cần thông tin chính thức. Người dân có thể nộp phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, xin trích lục bản đồ địa chính hoặc kiểm tra hồ sơ thửa đất.

Bộ phận một cửa

Nhiều địa phương tiếp nhận hồ sơ đất đai thông qua bộ phận một cửa hoặc trung tâm phục vụ hành chính công. Người dân có thể nộp hồ sơ yêu cầu cung cấp thông tin tại đây.

Cổng thông tin đất đai của địa phương

Một số tỉnh, thành phố đã có hệ thống tra cứu thông tin đất đai trực tuyến. Người dân có thể tra cứu theo số tờ, số thửa, địa chỉ hoặc vị trí bản đồ. Tuy nhiên, dữ liệu online có thể chỉ mang tính tham khảo nếu chưa được cập nhật đầy đủ.

UBND cấp xã

UBND cấp xã có thể hỗ trợ hướng dẫn, xác minh thông tin ban đầu hoặc cung cấp thông tin trong phạm vi được phân cấp. Nếu vấn đề liên quan đến trích lục, chỉnh lý, cập nhật hồ sơ, người dân thường vẫn phải làm việc với Văn phòng đăng ký đất đai.

Cần chuẩn bị thông tin gì khi hỏi số thửa đất?

Để việc tra cứu nhanh và chính xác, người dân nên chuẩn bị càng đầy đủ thông tin càng tốt.

Các thông tin nên có gồm:

Tỉnh, thành phố nơi có đất.
Xã, phường, thị trấn nơi có đất.
Địa chỉ thửa đất.
Số tờ bản đồ nếu biết.
Số thửa đất nếu biết.
Số phát hành hoặc số vào sổ giấy chứng nhận nếu có.
Bản chụp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Thông tin người đứng tên trên giấy chứng nhận.
Diện tích, loại đất nếu biết.
Hồ sơ tách thửa, hợp thửa hoặc giấy tờ cũ nếu có.

Nếu tra cứu để mua đất, người mua nên yêu cầu bên bán cung cấp bản sao giấy chứng nhận và, nếu cần, trích lục bản đồ địa chính mới nhất để đối chiếu.

Số thửa đất trên sổ đỏ và trên bản đồ online khác nhau thì hỏi ai?

Đây là tình huống khá phổ biến. Nguyên nhân có thể do:

Khu vực đã đo đạc lại bản đồ địa chính.
Thửa đất đã tách thửa hoặc hợp thửa.
Dữ liệu online chưa cập nhật.
Giấy chứng nhận chưa được chỉnh lý.
Đang tồn tại số thửa cũ và số thửa mới.
Có sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
Thửa đất thuộc khu vực đã thay đổi địa giới hành chính.

Khi gặp trường hợp này, người dân nên:

Kiểm tra lại giấy chứng nhận bản gốc.
Xin trích lục bản đồ địa chính mới nhất.
Liên hệ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất.
Hỏi về bảng đối chiếu số thửa cũ và số thửa mới nếu có.
Không vội giao dịch khi thông tin chưa rõ ràng.

Nếu đang chuẩn bị mua bán, nên yêu cầu làm rõ sự khác nhau trước khi đặt cọc hoặc ký hợp đồng chuyển nhượng.

Lưu ý khi tra cứu số thửa đất trong giao dịch nhà đất

Trong giao dịch bất động sản, số thửa đất là thông tin quan trọng nhưng không phải là căn cứ duy nhất. Người mua cần kiểm tra đồng thời nhiều yếu tố khác để bảo đảm giao dịch an toàn.

Nên kiểm tra:

Số thửa đất.
Số tờ bản đồ.
Diện tích trên giấy chứng nhận.
Diện tích trên bản đồ địa chính.
Loại đất, mục đích sử dụng đất.
Người đứng tên giấy chứng nhận.
Tình trạng thế chấp, kê biên nếu có.
Thông tin quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất.
Ranh giới, mốc giới thực tế.
Lối đi, đường vào thửa đất.
Tranh chấp với hộ liền kề nếu có.
Số thửa cũ và số thửa mới nếu khu vực đã đo đạc lại.

Đặc biệt, không nên chỉ tin vào ảnh chụp sổ đỏ hoặc thông tin môi giới cung cấp. Nên đối chiếu số thửa với bản đồ địa chính, trích lục và hiện trạng thực tế trước khi giao dịch.

Kết luận

Tóm lại, cơ quan nào quản lý số thửa đất cần được hiểu theo hệ thống quản lý đất đai: UBND cấp tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức đo đạc, lập, chỉnh lý và quản lý bản đồ địa chính tại địa phương; cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh tham mưu, hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn; Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh là nơi người dân thường liên hệ trực tiếp để tra cứu, xin trích lục, cập nhật hoặc đối chiếu thông tin số thửa. Khi cần kiểm tra số thửa đất, đặc biệt trước giao dịch nhà đất, người dân nên liên hệ cơ quan đăng ký đất đai tại nơi có đất và đối chiếu thêm giấy chứng nhận, trích lục bản đồ, thông tin quy hoạch và hiện trạng thực tế để tránh nhầm thửa hoặc rủi ro pháp lý.

Liên hệ:

Meey Map | Cập Nhật Thông Tin Quy Hoạch Mới Nhất.
Meey Map là nền tảng bản đồ tìm kiếm Bất động sản và tra cứu thông tin quy hoạch trực tuyến thuộc CÔNG TY TNHH CHUYỂN ĐỔI SỐ BẤT ĐỘNG SẢN
CSKH: 0967 849 918
Email: contact.redtvn@gmail.com
Website: meeymap.com

Bộ phận kinh doanh

Email: sales.redtvn@gmail.com
Hotline: 0349 208 325
Website: redt.vn